Usar tecnología para organizar y optimizar la gestión de viajes empresariales no solo soluciona problemas, sino que también ayuda a las empresas a ser más eficientes y competitivas.
¿Todavía sigues solicitando o aprobando viajes a través de correos electrónicos? Es hora de que conozcas cómo las empresas están adoptando soluciones tecnológicas para mejorar este proceso tan habitual en el día a día de las compañías.
Situación Inicial y Desafíos
En la situación inicial, las solicitudes y peticiones de viajes se gestionaban mediante correos electrónicos, lo que no solo ralentizaba el proceso, sino que también generaba complicaciones en la organización y seguimiento de la documentación asociada a cada viaje.
La falta de centralización de la información dificultaba la creación de un flujo de trabajo eficiente y generaba problemas de visibilidad para los responsables y los empleados.
Mejoras Proporcionadas por la Solución
A continuación, destacamos algunas mejoras aportadas por la app de gestión de viajes a las empresas:
App a medida: Implementación de una aplicación de gestión de viajes diseñada a medida para las necesidades específicas de la empresa.
Aprueba o rechaza desde Teams o desde la App: En esta nueva era de colaboración remota, la aprobación de los viajes se ha simplificado mediante la integración directa con plataformas como Microsoft Teams. Los responsables pueden revisar y aprobar las solicitudes de viaje de manera eficiente desde Teams o desde la propia App, eliminando la necesidad de correos electrónicos adicionales y acelerando el flujo de trabajo.
En esta nueva era de colaboración remota, la aprobación de los viajes se ha simplificado mediante la integración directa con plataformas como Microsoft Teams. Los responsables pueden revisar y aprobar las solicitudes de viaje de manera eficiente, eliminando la necesidad de correos electrónicos adicionales y acelerando el flujo de trabajo.
Control y visualización de datos: El panel de visualización proporciona una visión clara y centralizada de todos los viajes aprobados y planificados, permitiendo a los responsables tener un control sobre los movimientos de los empleados. Esta mejora no solo facilita la planificación estratégica, sino que también mejora la transparencia en todo el proceso.
Documentación ordenada y accesible: Uno de los aspectos más destacados de esta solución es la centralización de la documentación relevante para cada viaje. La información ahora se encuentra almacenada de manera ordenada y accesible, eliminando la confusión y mejorando la trazabilidad. Además, se genera automáticamente una hoja de gastos asociada a cada viaje, simplificando la gestión financiera y reduciendo los errores humanos en la compilación de informes de gastos.
Mejor experiencia del equipo: Al optimizar el proceso de gestión de viajes, se ahorra tiempo y recursos, al mismo tiempo que se mejora la experiencia de los miembros del equipo al proporcionar un sistema más rápido, transparente y fácil de utilizar. Esto representa una inversión estratégica que impacta positivamente en la operatividad y la comodidad de todo el equipo.
Si deseas obtener más información sobre la aplicación de gestión de viajes a medida, no dudes en contactarnos. Puedes hacerlo a través de este formulario, llamando a +34935222752 o escribiéndonos a comunicacion@qualitahub.com. ¡Estamos encantados de atenderte!
