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La seguridad y legalidad en los procesos de firma debería de ser un aspecto imprescindible a la hora de enviar y obtener firmas electrónicas y digitales. Hay ciertos sectores donde esa legalidad y validez son especialmente necesarias, como por ejemplo en los bufete de abogados o el sector bancario, entre otros.
En ocasiones, nos pueden surgir ciertas dudas sobre qué tipo de firma digital o firma electrónica es más segura, cuándo debo utilizar una u otra, etc. En esta nueva entrada del blog explicamos con más detalle qué es un certificado digital, sus características y cómo solicitar uno.
¿Es lo mismo certificado digital que firma digital o firma electrónica?
No, no es lo mismo un certificado digital que una firma digital o electrónica. Aunque ambos conceptos intervienen en el proceso de firma digital de un documento, no significan lo mismo.
Un certificado digital es un documento electrónico que permite acreditar la identidad de personas o sociedades en internet. La emisión de estos certificados se realiza a través de la Autoridad de registro (o RA) y de los operadores de registro, que poseen el poder de la gestión de todo el ciclo de vida de los diferentes tipos de certificados disponibles.
El certificado digital permite la firma electrónica de documentos de forma que se asegura la identidad de la persona firmante. El archivo que contiene el certificado puede instalarse en el navegador utilizado para el acceso a Internet, en una tarjeta criptográfica física (p.e. el DNI electrónico DNIe) o en un servidor HSM y se podrá utilizar para firmar desde cualquier dispositivo (móvil, Tablet u ordenador), almacenando los certificados de forma segura usando servicios Cloud.
Características del certificado digital
A continuación, te nombramos algunas de las principales características de los certificados digitales:
- Permiten realizar trámites administrativos a través de Internet a cualquier hora y lugar. Como, por ejemplo:
- Presentación y liquidación de impuestos
- Presentación de recursos y reclamaciones
- Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas
- Consulta
- E inscripción en el padrón municipal
- De multas de circulación
- Y trámites para solicitud de subvenciones
- De asignación de colegios electorales
- Actuaciones comunicadas
- Firma electrónica de documentos y formularios oficiales
- Disponibilidad inmediata. En menos de 24h puedes disponer de un certificado digital propio
- Cero Papel. La emisión de certificados digitales se realiza sin generar papel, cuidando y protegiendo el medioambiente. Toda la información del proceso se guarda en la aplicación, evitando tener que almacenar los documentos físicos durante años
- Multidispositivo. Podrás tener tu certificado donde desees: PC, Tablet o móvil
- Posibilidad de firmar documentos en lote
- Sistema con las máximas garantías legales y de seguridad. El reglamento europeo ElDAS permite mecanismos de firma electrónica basados en la custodia de certificados digitales por el prestador de servicios de confianza. VIDsigner ofrece un servicio Cloud de custodia segura de claves alojadas en los HSMS certificados por Microsoft Azure (Key Vault).
Cómo hacer una firma digital
Ahora que ya sabemos qué es un certificado digital, veamos su aplicación en la firma electrónica de documentos.
A la firma con certificado digital se la conoce como firma electrónica centralizada. Esta firma puede tener la consideración legal de firma avanzada o cualificada en función de la entidad que custodia las claves de firma y la utilización de si hay uno o varios factores de autenticación para activar la clave.
Es perfecta para los entornos de trabajo que acumulan grandes volúmenes de documentación, ya que el firmante puede elegir si quiere firmar los documentos de uno en uno o todos en una sola vez.
Este tipo de firma asegura la custodia segura de las claves criptográficas en servidores HSM y, en caso de que el firmante así lo necesite, es posible generar el uso de firmas cualificadas a través de un Qualified Trust Service Provider europeo, como lo es nuestro partner Validated ID.
Firma electrónica centralizada paso a paso con Send2sign
El proceso de firma electrónica centralizada se puede resumir en tres sencillos pasos:
- Cargar los documentos a firmar y seleccionamos una plantilla (previamente definida) que nos indica la persona firmante, el tipo de firma y la posición de esta. Guardamos, enviamos y realizamos el mismo proceso para el resto de los documentos
- El firmante recibirá un correo por cada uno de los documentos. Abrirá los emails y los documentos a firmar (por si requieren de revisión).
- Seleccionar, en el dashboard, los documentos pendientes de firma y clicar en ‘Firmar seleccionados’. Desde esa misma pantalla el firmante tendrá que seleccionar su certificado digital
También puedes visualizar lo sencillo que es realizar un proceso de firma electrónica centralizada con Send2sign:
Ejemplos de uso de la firma centralizada
A continuación, os nombramos algunos casos de uso para la firma digital centralizada
- Administración pública: Inspecciones administrativas, servicios sociales…
- Sector Salud: Recetas electrónicas, documentación médica en hospitales, clínicas y visitas a domicilio
- Ventas: Contratos de venta, apertura de cuentas, contratos de financiación (préstamo/arrendamiento), contratos de alquiler y préstamo
- Recursos Humanos: Documentación de normas internas, contratos de empleo, acuerdos de teletrabajo, ERTES o cualquier tipo de documentación laboral.
- Logística: Aprobaciones de pago, la firma de albaranes y facturas, así como otros documentos.
- Banca y seguros: Cierre inmediato de cuestionarios de salud, pólizas de seguros, acuerdos de protección jurídica de datos personales, mandatos SEPA, entre otros.
Podemos concluir que, con la centralización de claves y certificados digitales se delega la complejidad de la generación de las firmas al prestador del servicio. El usuario simplemente tiene que autenticarse en el servicio y firmar sus documentos pendientes. Esta firma electrónica permite firmar documentos desde cualquier lugar accediendo a través de una página web desde el PC, Tablet o dispositivo móvil.
Cómo solicitar un certificado digital
En Send2sign contamos con operadores de registro certificados oficialmente por Uanataca para poder llevar a cabo la emisión de los certificados digitales a nuestros clientes.
El proceso de emisión de certificados que ofrecemos es 100% digital permitiendo la centralización de toda la documentación relativa al reconocimiento y contratos dentro de la aplicación de la Autoridad de Registro.
Además de obtener el certificado digital en menos de 24 h para el personal de tu organización, nos encargamos de emitir y gestionar tus certificados sin necesidad de desplazamientos ni papeleos.
Con Send2sign firmas dónde y cuándo quieras. Apuesta por la innovación y el cambio y, ¡comienza la revolución paperless de tu negocio! ?
Si quieres más información puedes escribirnos a peticiones@send2sign.net o llamarnos al +93 522 27 52.
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